Modern technology gives us many things.

Искусство деловых переговоров: как правильно организовать встречу

0 34

Любой бизнесмен знает, как важно правильно организовать переговоры с будущими партнерами. Это важная составляющая для процветания и роста любой компании. На таких встречах решаются важные вопросы о сотрудничестве, подписываются договора и заключаются сделки. От того, насколько комфортно будут чувствовать себя гости, зависит результат встречи. Поэтому организация переговоров — целое искусство, которым должен владеть каждый деловой человек. Разобраться в этом несложно, если знать основы подготовки и разработки программы переговорного процесса.

С чего начинается организация переговоров

Как правило организацией переговоров занимается принимающая сторона. Поэтому ее представители на начальном этапе должны выбрать локацию, которая будет удобной для гостей. Место встречи может быть на территории одной из сторон или на нейтральной. Поскольку среди гостей нередко бывают иногородние или иностранные партнеры, аренда конференц-зала в Киеве будет оптимальным вариантом.

Здесь есть элитные, комфортабельные, оснащенные новейшей профессиональной техникой помещения в центре столицы. Также есть парковки, удобная транспортная развязка, близкое расположение метро. Гости смогут легко добраться в любую точку города. Такое место проведения переговоров подчеркнет статус компании и оставит приятные впечатления от встречи. Что еще входит в организационные моменты:

  • Выбор зала с учетом количества присутствующих.
  • Подготовка плана рассадки.
  • Выбор оборудования и техники.
  • Подготовка раздаточных материалов.
  • Организация фуршета, кофе-брейк или обеда.

При переговорах с зарубежными коллегами потребуется организация синхронного или последовательного перевода. В этом случае важно выбрать количество переводчиков, и учесть, чтобы перевод был обеспечен на все языки, носители которых присутствуют в зале. Также потребуется обеспечить условия для качественного перевода. Помещение должно оснащаться специальными кабинами для переводчиков, системой распределения звука и микрофонами. Если помещение подходит под все требования, можно рассчитывать на продуктивную работу.

Зачем нужна переговорная комната

Даже большие компании предпочитают арендовать переговорные комнаты. Это гораздо удобнее и практичнее, чем самостоятельно готовить помещение для разовой встречи. А небольшие организации просто не могут выделить средства для содержания такого помещения и его обустройства. Для бизнеса любого уровня аренда переговорных решит все поставленные задачи. Это не роскошь, а возможность качественно провести встречу и уделить больше времени программе мероприятия. В чем преимущества аренды помещений:

  • Нет привязки к локации. Можно выбрать территорию, которая подойдет обеим сторонам.
  • Помещение можно подобрать в соответствии с количеством гостей, с любым дизайном и условиями.
  • Техническое оснащение. Конференц-залы оборудованы по последнему слову техники. В арсенале компаний есть профессиональное оборудование, которое может решить любые задачи.
  • Кейтеринговые компании помогут организовать кофе-брейк или полноценный обед.

Нередко организации, сдающие в аренду помещения, предлагают дополнительные условия. Это возможность пользоваться любой техникой, предоставляют гостям воду и канцелярские принадлежности, встречают и расселяют гостей, организовывают досуг. За некоторые услуги придется доплачивать, но многие входят в стоимость аренды.

Как правильно выбрать помещение

Зал для проведения переговоров должен быть комфортабельным, светлым и просторным. Выбор помещения зависит от количества присутствующих. По стандартам, площадь на одного человека составляет не менее 4,5-5,0 м3 свободного пространства. Для размещения небольшого количества гостей от 5 до 50 человек подойдут малые залы. Чем должны быть оборудованы помещения:

  • Всей необходимой техникой и оборудованием для проведения переговоров. Это ноутбуки, информационные дисплеи, компьютеры, проекторы, микрофоны, флип-чарты, аудиосистемы, стабильный интернет и wi-fi.
  • Хорошей вентиляцией, системами отопления и кондиционирования, поддержания комфортной влажности воздуха.
  • Качественной шумоизоляцией и освещенностью.
  • Оформлены в сдержанном стиле с минимумом декораций.

Стол для переговоров должен быть удобным, обеспечивается достаточное количество посадочных мест. Нужно заранее определить, где кто будет сидеть, а места обозначить при помощи кувертных карточек. Расположить оборудование необходимо так, чтобы выступающий и все участники могли хорошо видеть демонстрационные материалы. На столе для каждого участника ставят негазированную воду, раздаточные материалы и канцелярские принадлежности — ручки, блокноты, маркеры и прочее.

Переговоры на высшем уровне: кейтеринг и презенты

Для удачного проведения переговоров важно заранее составить программу мероприятия. Она включает в себя встречу партнеров, время для рабочего процесса и отдыха, подписания документов и заключительную часть. За несколько часов до мероприятия стоит проверить работу техники, готовность всех служб и безопасность.

Кроме подготовки помещения важно учитывать и другие нюансы. В зависимости от формата встречи, она может занимать от нескольких часов до полного рабочего дня. Перерыв на кофе-брейк обязателен. Если планируется мероприятие на целый день, нужно позаботиться об обеде для гостей. Их организацию можно делегировать кейтеринговой компании, которая подготовит все на высшем уровне. Не стоит недооценивать этот этап — во время неформальной обстановки иногда решаются важные вопросы.

Важно не забывать о презентах для гостей. Небольшие, но памятные и оригинальные подарки оставят приятное впечатление, подчеркнут внимание и уважение к партнерам. Если прием с участием иностранных гостей, стоит учитывать традиции их стран. Можно подарить изделия с национальным колоритом. Также это могут быть ручки, которыми подписывались бумаги. Памятные подарки стороны вручают после подписания договора.

Аренда комнаты для переговоров — это лучший способ найти комфортное, укромное и оборудованное место для решения любых вопросов. А правильная организация процесса поможет продуктивно провести встречу, сконцентрироваться на решении приоритетных задач и успешно подписать договора. Такое мероприятие благоприятно скажется на имидже компании и несомненно запомнится всем участникам.

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован.

Russian RU Ukrainian UK